Os passos para implantar um processo de MPS (Managed Print Service) ou Outsourcing de impressão

Sempre que falamos de MPS (Managed Print Service) ou serviço de gerenciamento de impressão nos deparamos com um grande problema: muitos dos players deste mercado estão pouco preparados para verdadeiramente prestar este serviço. Procure sempre parceiros e empresas prestadoras deste serviço com experiência comprovada e casos de sucesso.

Outsourcing de impressão é o nome dado no Brasil ao processo de terceirizar os serviços de gerenciamento de impressão. Infelizmente, muitos chamam qualquer “serviço de impressão” de “outsourcing de impressão”, o que não é correto. O que iremos abordar aqui é o que todas as empresas deveriam fazer e ter em conta como MPS (Managed Print Service), serviço completo de gerenciamento de impressão ou um outsourcing de impressão profissional.

O processo de implantação de um programa de serviço de gerenciamento de impressão é composto de basicamente quatro etapas, cada uma com um objetivo específico:

Passo 1 – Conhecer o Parque

O primeiro passo é realizar um mapeamento dos processos envolvidos, entender as pessoas e o papel de cada um no fluxo de documentos, bem como as suas necessidades. É importante também realizar um completo inventário de ativos de impressão sejam eles impressoras, multifuncionais ou servidores e entender os canais de suprimentos.

Passo 2 – Projetar/Desenhar a solução

Com base nos dados coletados anteriormente deve ser realizada uma profunda análise e reengenharia de processos e equipamentos. É importante observar que não basta trocar equipamentos por novos, o importante é colocar equipamentos adequados a cada pessoa e processo. Nesta etapa deve ser montado um plano completo de implantação considerando todos os possíveis riscos e submetê-lo ao patrocinador. Pois sem apoio da alta direção não é possível realizar qualquer mudança organizacional.

Passo 3 – Implementar

Neste momento é seguir o plano montado anteriormente e monitorar para corrigir eventuais falhas de percurso durante a implantação do programa de MPS. Devemos ter atenção que esta etapa é a execução, antes de iniciarmos é necessário que já tenhamos envolvido os usuários chave e as gerências médias.

Passo 4 – Gerenciar

Esta é a última etapa de nossa implantação, porém não é a mais fácil. Uma vez que tudo esteja funcionando, precisamos estar atentos ao andamento para que possamos iniciar e avançar num processo de melhoria contínua do serviço de gerenciamento de impressões. A inovação é uma marca forte no processo de gerenciamento de impressão, pois novas tecnologias estão surgindo a todo momento e podem potencializar nossos processos.

Para executar cada um destes passos é importante desenvolver parceiros de software que lhe apoiem de forma ativa durante todo o processo. A Guardian Tecnologia da Informação oferece uma grande suite de aplicativos para monitoramento e levantamento de parque de impressão, gerenciamento, bilhetagem, tarifação e impressão segura por biometria. Conheça mais em www.guardian.inf.brblog.guardian.inf.br

Artigo de Thiarlei Macedo para micreiros.com e blog.guardian.inf.br

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