MPS (Managed Print Services): Os estágios de maturidade de um programa de MPS

Mudanças em processos não acontecem do dia para noite. Precisamos identificar em que estágio de maturidade nosso processo se encontra para podermos aos poucos, de forma contínua, ir amadurecendo e tornando o mesmo mais robusto e autônomo. No MPS (Managed Print Service) isso não é diferente. Primeiro precisamos identificar em qual dos três níveis de maturidade do processo de gerenciamento de serviços de impressão estamos. E para atingir cada novo nível, são necessários prestadores de serviços com maiores habilidades.

O Outsourcing de processos é sempre uma tarefa que exige um conhecimento e especialização do prestador de serviços, no outsourcing de impressão isto não é diferente. Os responsáveis pelo processo outsourcing de ambientes de impressão devem possuir grande expertise em processo, logística de suprimentos, tecnologia da informação, equipamentos e softwares de gerenciamento de impressão, bem como, possuir soluções de software que permitam monitorar todo parque de impressão de forma proativa e remota.

Estágio 1 – Conhecer:

Nesta etapa o objetivo é ganhar o controle do parque de impressão. Conseguir monitorar e saber o que está efetivamente acontecendo na nossa frota de equipamentos. Ter uma visão detalhada de tudo o que é impresso, onde é impresso e por quem é impresso.

Estágio 2 – Optimizar e Gerenciar:

Uma vez com o controle do parque devemos iniciar o processo de otimização dos equipamentos de impressão, identificando qual é o melhor lugar para cada equipamento e o melhor equipamento para cada lugar. Identificar e aplicar as melhorias necessárias para o bom andamento do processo de impressão e ciclo de vida dos documentos, também é muito importante neste momento. Devemos trabalhar e definir mecanismos para garantir que este parque se mantenha otimizado.

Estágio 3 – Inovar:

Nesta etapa o serviço de gerenciamento de impressão deve se envolver com aspectos de workflow de impressão e documentos. A equipe de MPS deve se focar na melhoria de processos de negócio corporativo, agregando-lhes maior eficiência e eficácia. Devemos trabalhar para acelerar e aumentar os ganhos com a não impressão e com impressão controlada.

Após conquistarmos a etapa três, não está terminado nosso trabalho, devemos manter um processo de melhoramento contínuo, para assegurarmos que as mudanças tecnológicas e de processo disponíveis venham a melhorar cada vez mais nosso ambiente de impressão.

Artigo de Thiarlei Macedo para micreiros.comblog.guardian.inf.br

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