Mudanças em processos não acontecem do dia para noite. Precisamos identificar em que estágio de maturidade nosso processo se encontra para podermos aos poucos, de forma contínua, ir amadurecendo e tornando o mesmo mais robusto e autônomo. No MPS (Managed Print Service) isso não é diferente. Primeiro precisamos identificar em qual dos três níveis de maturidade do processo de gerenciamento de serviços de impressão estamos. E para atingir cada novo nível, são necessários prestadores de serviços com maiores habilidades.
O Outsourcing de processos é sempre uma tarefa que exige um conhecimento e especialização do prestador de serviços, no outsourcing de impressão isto não é diferente. Os responsáveis pelo processo outsourcing de ambientes de impressão devem possuir grande expertise em processo, logística de suprimentos, tecnologia da informação, equipamentos e softwares de gerenciamento de impressão, bem como, possuir soluções de software que permitam monitorar todo parque de impressão de forma proativa e remota.
Estágio 1 – Conhecer:
Nesta etapa o objetivo é ganhar o controle do parque de impressão. Conseguir monitorar e saber o que está efetivamente acontecendo na nossa frota de equipamentos. Ter uma visão detalhada de tudo o que é impresso, onde é impresso e por quem é impresso.
Estágio 2 – Optimizar e Gerenciar:
Uma vez com o controle do parque devemos iniciar o processo de otimização dos equipamentos de impressão, identificando qual é o melhor lugar para cada equipamento e o melhor equipamento para cada lugar. Identificar e aplicar as melhorias necessárias para o bom andamento do processo de impressão e ciclo de vida dos documentos, também é muito importante neste momento. Devemos trabalhar e definir mecanismos para garantir que este parque se mantenha otimizado.
Estágio 3 – Inovar:
Nesta etapa o serviço de gerenciamento de impressão deve se envolver com aspectos de workflow de impressão e documentos. A equipe de MPS deve se focar na melhoria de processos de negócio corporativo, agregando-lhes maior eficiência e eficácia. Devemos trabalhar para acelerar e aumentar os ganhos com a não impressão e com impressão controlada.
Após conquistarmos a etapa três, não está terminado nosso trabalho, devemos manter um processo de melhoramento contínuo, para assegurarmos que as mudanças tecnológicas e de processo disponíveis venham a melhorar cada vez mais nosso ambiente de impressão.
Artigo de Thiarlei Macedo para micreiros.com e blog.guardian.inf.br