Como todo processo, quando realizamos varias implantações de programas de gerenciamento de impressão criamos uma grande base de lições aprendidas que contribuem para definirmos algumas de boas práticas. Na hora de implantarmos MPS ou serviço de gerenciamento de impressão estas boas práticas podem nos ajudar a obter resultados positivos.

Outsourcing de impressão é o nome dado no Brasil ao processo de terceirizar os serviços de gerenciamento de impressão. O problema está em que muitos chamam qualquer serviço de impressão de outsourcing de impressão, o que não é correto. O que iremos abordar aqui é o que todas as empresas deveriam fazer e ter em conta como MPS (Managed Print Service), serviço de gerenciamento de impressão ou outsourcing de impressão.

Seguem oito boas práticas para lhe ajudar a implantar o seu serviço de gerenciamento de impressão na sua empresa:

  1. Identifique os objetivos e prioridades, somente depois defina metas.
  2. Entenda as necessidades dos usuários. Cada corporação é diferente, assim como, cada um dos seus usuários.
  3. Garanta o envolvimento do patrocinador do projeto e uma gerência de projeto dedicada.
  4. Prepare a organização para mudança, comunique e treine as pessoas antes da implantação.
  5. Quem fornecer o serviço de MPS deve estar comprometido com a corporação não com um fabricante específico de hardware. É importante que os fornecedores sejam especializados nos hardwares que utilizam, mas nem sempre um único fabricante conseguirá atender exatamente a sua demanda.
  6. Tenha em mente que existem vários estágios de maturidade de MPS você deve focar no estágio adequado para sua empresa, não tente colocar a carreta na frente dos bois.
  7. Avalie sempre seu fornecedor de MPS, nem todos os fornecedores de serviço de gerenciamento de impressão estão capacitados para lhe oferecer o que você realmente precisa na sua empresa.
  8. Pague pela consultoria de MPS, não queira consultoria de graça, se você não pagar, alguém vai estar pagando e vai querer ganhar algo em troca, com isso você pode não ter um programa focado na sua empresa.

É extremamente importante termos em mente que este processo é implantado em ciclos progressivos da mesma forma que o PDCA, as mudanças não ocorrerão do dia para noite. Devemos trabalhar a mudança da cultura organizacional e fazermos o papel de catequizadores destas mudanças.

Autor Thiarlei Macedo
Texto desenvolvido para Micreiros.comblog.guardian.inf.br